组织升级,千万别忽略了资产盘点这个大头

固定资产只靠行政管,靠谱吗?

企业想要健康发展,不断地进行组织升级以适应市场变化是必要的。据统计,阿里巴巴近三年内就做了18次组织升级,每一次组织升级都会带来跨越式发展。

对于大部分企业,想要进行组织升级,会先进行组织瘦身,那组织想要瘦身,除了裁员之外还能做什么?

很多公司在应对市场不确定性,盲目进行组织优化的时候都忽略了组织资产这一个重要的部分,盘点好组织资产才能给组织的战斗力提供优化效率的武器,也能在很大程度上避免组织财资浪费。

组织升级,千万别忽略了资产盘点这个大头

组织里每个员工、部门都要经手公司的资产,小到一支钢笔、笔记本,大到公司大型设备等。可以说固定资产是组织进步中源源不断的“物资供给”,一旦管理不当,对整个组织会造成巨大损失,影响整个组织的风气不说,还会直接阻碍组织前行。

但,进行组织固定资产盘点往往费人费力,有没有企业用得起且便捷的协作工具帮助企业做好这件事呢?我们走访了数十家企业,调研发现了一些问题,同样也找到了部分企业推荐的像易盘点这样的SaaS工具。

使用数字化工具,不仅让整个组织都协同起来,实现线上高效透明化管理,企业主还能直接获取固定资产第一手动向,更好地做出资产决策,让“物资供给”流向恰当的地方,实现资源整合分配。当下,很多企业的资产管理相对粗放,更不想在这些细枝末节上耗费心神,多数交由行政或HR人工管理。

一、固定资产只靠行政管,靠谱吗?

传统的固定资产管理为什么十分困难,一方面是固定资产本身具有使用周期长、场景分散、设备种类多、庞大等特征,另一方面还在于员工自身管理积极性没有被激发,这些固定资产的丢失与员工个人没有明确的关联,离职交接、日常变动都无法追责到个人,所有的管理工作只放在了行政人员的身上。

而行政在企业里,尤其是中小企业往往身兼数职,小到考勤、买水、清理会议室,大到招聘、采购甚至发工资。庞大、琐碎、繁杂的固定资产管理工作只依靠行政部门,具有三大弊端:

从普通员工的角度,无法及时高效地获取资产领用或是做资产变更。对行政人员说,超负荷的资产管理工作量,常常需要加班,如果资产丢失还要“背锅”,苦不堪言。

从管理层面上,企业主难以第一时间发现行政人员不堪重负,遇到纰漏也无法防微杜渐,直到管理隐患越来越严重。曾有新闻,一行政前台就以公司名义多次租赁电脑后对外出售,涉案金额高达上千万,给公司造成巨大损失。

多家企业推荐的易盘点,究竟是一个怎样的应用,我们做了一番体验调查。易盘点有员工端和管理端的两个系统,可以实现多端操作,能够让资产盘点和管理成为每个员工的日常。

组织升级,千万别忽略了资产盘点这个大头

1.普通员工可以在易盘点系统中高效进行资产报修、领用、借用、交接、退还,以及耗材的领用和退还等,再也不用为了一支笔、一包纸走漫长领用流程,电脑坏了也能快速报修,大幅提升组织发展效能。

组织升级,千万别忽略了资产盘点这个大头

2.行政人员则再也不用大量地使用excel记录员工的资产使用情况,减轻工作量。也能随时洞察企业资产情况,及时地做资产采购和派发,加速整个企业组织的运转。

遇到企业固定资产盘点,行政人员更是轻松。普通员工可以用手机、电脑甚至是平板电脑自行完成名下的资产统计,行政人员在管理员系统可以随时查看。在盘点之外,日常的资产调拨、耗材使用、审批、派发、离职交接都会在易盘点系统上生成具体明确的图表,将管理权责真正落实到个人。

用了易盘点,行政人员再也不用“背锅”和连夜加班赶盘点进度。

企业主则可以给行政人员子管理员的权限,自己掌握总管理员权限,透视企业每份资产的动向,实时观察组织发展健康度,再也不用担忧企业资产是笔“糊涂账”。对于老板而言,“系统管”远比“人管”来得靠谱,就像法治优于人治。

3.易盘点还通过打通与钉钉、飞书等常用组织办公工具的壁垒,无论是ios、还是安卓,无论是PC、手机,让员工、企业主都可以直接使用,可以说是,随时随地进行组织固定资产协同管理,让组织发展效率大幅升级。

组织升级,千万别忽略了资产盘点这个大头

二、大型组织变革,员工和企业水土不服怎么办?

数字化转型虽好,但大部分企业依旧不愿意用,原因就在于进行数字化变革,对于整个组织来说,需要较长的接受和理解的时间,而这个时间成本不一定是企业可以担负的。

在多点工作的负责人就提到,他们公司做过好几次数字化运营的变革,但最后都考虑到旧有的表格数据转移到新的系统的工作量太繁重,以及员工们线上协同意识不强,根本推行不下去,到最后都不了了之。多点的固定资产管理负责人也提到,多点在全国都有子公司,负责人频繁调拨,固定资产“糊涂账”问题很严重,造成的损失几乎是难以预估的。

直到后来,多点接触到了易盘点。易盘点针对多点的问题,制定了全流程的解决方案,直接帮多点克服了转型后“水土不服”的问题。

①培训管理人员的精细化管理意识:

易盘点先是派遣专人线下对接,对多点管理人员进行培训,并直接对多点的资产重新编码、贴码、建立资产档案、实时拍照上传资产图片,做了图文详尽的台账后,后续管理员通过扫码直接就能查看资产信息。

②建立普通员工的协同管理意识

对于多点员工子公司,人员频繁变更的问题,易盘点帮助多点制定了一套新的管理方案,让多点采用多用户、分权限的管理模式,以每家主站及卫星城为限制条件,设置多名管理员负责管理和调拨自己区域内门店的固定资产,将管理任务分解,责任落实到个人,让普通员工也能把资产管起来。

③资产全生命周期监控,扩大协同范围

易盘点还能实现从资产入库、调拨、再到处置报废的全生命周期的监控,管理员可以实时洞察公司的每一个固定资产的状态和所属人员,资产出现丢失、损坏等情况也能直接追责到个人,让多点的管理人员即使是位于公司总部,也能查看全国子公司的资产状况,更有利于实现大范围内的组织协同。

④全国性、大范围盘点再也不困难

在做完上述几步之后,多点的固定资产就能牢牢掌握在企业老板手中,如果想要实现一次大范围、全国性的盘点也会变得很轻松。易盘点让多点通过员工自助盘点+云端审核的方式,将盘点任务落实到部门和个人,有效降低行政人员的工作量。同时在创建盘点单后,易盘点支持一键创建群聊和第三方催盘,减少了沟通成本,提升了盘点效率,盘点数据也可以核查得更准确。

可以看到,在整个过程中,易盘点解决的不只是固定资产盘点的单一问题,解决的还是一个组织的协同问题。易盘点通过让多点这个庞大的建立数字化协同意识,继而全员共同发力去做固定资产管理,这件事情就变得十分简单轻松了。

三、固定资产盘点想更省力,怎么破?

资产盘点中行政人员的工作难点很多,除了大部分员工会使用到的公司资产外,还有些固定资产是存放于库房、“传承悠久”,甚至是太过庞大而难以盘点的。

针对行政人员庞大、琐碎的盘点工作,易盘点推出便携式智能标签打印机和RFIF智能盘点机。其中,便携式智能标签打印机能让行政人员随盘随贴,打印的标签不仅十分牢固、清晰,保留时间能够达10年之久,而RFIF智能盘点机可以在无需光影就能读取到编码,信号覆盖为10米,在仓库、大型超市、电影院等场景都十分适用。

组织升级,千万别忽略了资产盘点这个大头

除此之外,还会有一些突发事件,比如企业临时需要盘点资产,行政人员忙到崩溃也无法按时交付盘点结果,这个时候,易盘点的盘点管家将会成为企业固定资产盘点的“抢险人员”。

易盘点的盘点管家会直接驻场进行盘点。在这期间行政人员都无需进行盘点工作,一些工作会交由盘点管家完成,在盘点之后,盘点管家会为企业梳理出清晰的台账交付到企业。

易盘点解决的不仅是企业在固定资产管理方面的难题,亦是企业在组织协同方面的难题。通过将固定资产管理落实到普通员工,让整个组织协同起来,发挥1+1大于2的力量,让固定资产管理的难题迎刃而解。同时还提升了整个组织的科学管理意识,而这是企业迈入到更大规模发展阶段的阶梯。

易盘点能够得到来自普通员工、行政人员,还有企业主的交口称赞,是因为其解决了企业真实存在的多重难题。

一年一度的年中盘点即将到来,想要在商海竞争中脱颖而出,组织升级刻不容缓。现在上易盘点,企业还可赶上优惠活动月,低价用上先进的数字化固定资产管理工具,让组织发展再上一层楼。

*本文图片均来源于网络

【完】

曾响铃

1钛媒体、人人都是产品经理等多家创投、科技网站年度十大作者;

2 虎啸奖评委;长沙市委统战部旗下网络名人联盟成员;

3 作家:【移动互联网+ 新常态下的商业机会】等畅销书作者;

4 《中国经营报》《商界》《商界评论》《销售与市场》等近十家报刊、杂志特约评论员;

5 钛媒体、36kr、虎嗅、界面、澎湃新闻等近80家专栏作者;

6 “脑艺人”(脑力手艺人)概念提出者,现演变为“自媒体”,成为一个行业;

7 腾讯全媒派荣誉导师、功夫财经学者矩阵成员、多家科技智能公司传播顾问。

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